Autore: Loris Vignoli
Con il presente articolo viene dato un contributo per individuare i costi principali che un professionista sostiene per l’esercizio della propria attività, focalizzando l’attenzione su quelli che presentano significative criticità fiscali.
Per meglio comprendere quando una spesa può essere dedotta dal proprio reddito, dobbiamo prima soffermarci sulla differenza tra il principio di cassa, che caratterizza l’attività di lavoro autonomo, e quello di competenza, proprio delle società di capitali.
I professionisti, tecnicamente definiti lavoratori autonomi, applicano il principio di cassa (art. 54 DPR 917/86). Questo significa che il reddito, detto anche imponibile fiscale, è calcolato come differenza tra tutte le somme incassate nel periodo d’imposta (i cosiddetti compensi o ricavi) e le spese sostenute, ossia effettivamente pagate, nello stesso periodo (i costi).
Quello appena descritto costituisce il criterio generale, ma per alcune tipologie di spesa (ad esempio gli ammortamenti dei beni strumentali, i canoni di leasing, gli accantonamenti per il TFR dei dipendenti), si applica comunque il principio di competenza, che prevede la deduzione dei costi in base all’anno di maturazione, indipendentemente dal pagamento.
Il principio di competenza, richiamato dall’OIC 11 e dall’art. 2423 bis n. 3 c.c., caratterizza la determinazione del reddito nelle società, in particolare quelle di capitali, dove i ricavi ed i costi devono essere contabilizzati nell’esercizio in cui sono maturati, indipendentemente dalla data dell’incasso o del pagamento.
Per comprendere meglio le differenze tra il principio di cassa e quello di competenza, facciamo un esempio pratico. Un professionista, per una prestazione svolta nell’anno 2025, emette una fattura nel mese di dicembre 2025, ma con incasso differito nel mese di febbraio 2026. Nel rispetto del principio di cassa, detto compenso sarà tassato dal professionista nell’anno 2026, tenuto conto della data dell’incasso dal cliente. Se la stessa prestazione però venisse resa da una società di capitali, il ricavo sarebbe contabilizzato nell’anno 2025, seguendo il principio di competenza per il quale l’operazione rileva alla data di esecuzione della prestazione al cliente.
Di seguito è esaminata brevemente la maggior parte dei costi principali, che caratterizzano un’attività professionale, che sono dedotti in base al principio di cassa o di competenza a seconda della struttura organizzativa adottata (studio individuale, studio associato oppure società di capitali).
1. Spese per materiali e strumenti monouso
- Materiali di consumo (resine, anestetici, guanti, mascherine, aghi, ecc.)
- Prodotti per la sterilizzazione e disinfezione
- Farmaci e dispositivi medici
2. Attrezzature e beni strumentali deducibili con l’ammortamento per quote in più annualità
- Riuniti odontoiatrici
- Lampade, radiografici, ortopantomografi, scanner, autoclavi e sistemi di sterilizzazione
- Computer, monitor e stampanti
- Poltrone e arredi per lo studio professionale
Questi beni costituiscono costi deducibili in più annualità, secondo specifici coefficienti fiscali di ammortamento, previsti del Ministero con decreto del 1988.
3. Affitto studio medico e utenze
- Canone d’affitto dello studio (se lo studio è in condotto in locazione)
- Spese condominiali (per la quota imputabile al conduttore dell’immobile)
- Utenze (bollette luce, acqua, gas e abbonamento internet)
- Telefono fisso e cellulare: dette spese costituiscono costi con deducibilità limitata all’80% del costo sostenuto, come stabilito nell’articolo 102, comma 9, del TUIR.
4. Costi del personale e dei collaboratori
- Stipendi corrisposti e contributi versati per:
- Assistenti alla poltrona (ASO)
- Segretarie
- Igienisti dentali
- Spese per la formazione e l’aggiornamento del personale
5. Spese professionali
- Assicurazione professionale (obbligatoria)
- Iscrizione all’albo o ordine professionale di appartenenza (Ordine dei Medici Chirurghi e Odontoiatri)
- Contributi ENPAM versati alla cassa di previdenza
- Convegni, corsi di formazione, abbonamenti a riviste scientifiche
- Compensi pagati a consulenti esterni o collaboratori con partita IVA oppure occasionali
6. Spese operative
- Pulizia dei locali
- Smaltimento rifiuti sanitari
- Manutenzione delle attrezzature
- Canoni per software gestionali (es. per la gestione della contabilità o della cartella clinica digitale)
- abbonamenti (es: banche dati)
- materiale di consumo (carta, toner, cancelleria)
7. Auto e spese per trasporti, viaggi e trasferte
- Per calcolare la deducibilità della quota di ammortamento di un’autovettura si applica la percentuale del 20% all’ammortamento contabilizzato con i coefficienti Ministeriali sopra citati. Il legislatore, infatti, nell’art. 164 Tuir, presume che l’auto sia utilizzata promiscuamente, per finalità private e a scopo lavorativo, quindi limita la deducibilità ad una quota annuale pari al 20% dell’ammortamento calcolato su un costo fiscalmente riconosciuto di euro 18.075,99, indipendentemente da quello effettivo dell’auto.
- Se si utilizza un’auto a noleggio, il canone annuale pagato per il noleggio, fino ad un massimo di euro 3.615,20, sarà deducibile in misura pari al 20% mentre i servizi accessori, fatturati dalla società di noleggio, (cd contratti full service) saranno deducibili sempre in misura pari al 20% del costo sostenuto senza un massimale.
- Carburante, pedaggi, manutenzione auto e tasse automobilistiche costituiscono costi a deducibilità parziale, ai quali si applica sempre la percentuale del 20%.
- Le spese di vitto e alloggio, sostenute dal professionista in trasferta, per convegni, formazione o consulenze sono costi deducibili al 75%, nel limite massimo del 2% dei compensi percepiti nel periodo d’imposta.
- Il rimborso delle spese sostenute dal professionista per l’esecuzione di un incarico, addebitate analiticamente al cliente in fattura, a partire dal periodo di imposta in corso al 31 dicembre 2024, non concorre invece alla formazione del reddito imponibile, ai sensi del nuovo art. 54, co. 2, lett. b) del Tuir.
- Sono deducibili le spese di trasferta per motivi professionali (biglietti aerei o del treno).
8. Costi bancari e finanziari
- Spese del conto corrente utilizzato per l’attività professionale
- Canone POS e commissioni bancarie
- Interessi passivi su finanziamenti o leasing per attrezzature
Esclusioni e limiti
Non possono essere portate in riduzione del reddito le spese personali, che non sono inerenti all’attività professionale esercitata.
Regime forfettario (rif. legge 190/2014)
Se il professionista applica il regime forfettario, previsto dal legislatore quando i ricavi annuali incassati (regime di cassa) non superano euro 85.000, le spese non sono dedotte in modo analitico, ma forfettario applicando ai compensi un coefficiente di redditività del 78%. Ad esempio, se il professionista ha fatturato compensi annuali pari ad euro 80.000, il reddito tassabile sarà pari ad euro 62.400 = (80.000*78%), a prescindere dall’importo dei costi effettivamente sostenuti.
Adempimenti operativi da osservare
È necessario conservare sempre tutti i documenti contabili per 10 anni dalla data di presentazione della dichiarazione dei redditi di riferimento, nel rispetto degli obblighi civilistici di conservazione (art. 2220 c.c.). Bisogna ricordare inoltre che l’eventuale documentazione, relativa ad un vantaggio fiscale ottenuto dal contribuente, deve essere conservata anche oltre il periodo decennale, se utile e necessaria a dimostrare il diritto all’agevolazione goduta (cassazione sentenza n. 4638 del 21/02/2024).
Rimaniamo a vs disposizione per ulteriori approfondimenti.