Ho imparato da subito questa “vision” quando 35 anni fa ero Junior Product Manager in FIAT AUTO per il modello Croma.
A quei tempi ero assistente al responsabile del marketing mondiale del modello e assieme al controllo di gestione pianificavo i prezzi delle versioni, accessori, ricambi etc.
La strategia di marketing partiva sempre dall’analisi dei costi di produzione, di logistica, diretti ed indiretti e così via.
Il controllo di gestione ci permetteva di avere gli indicatori corretti per posizionare sul mercato “modellii” con prezzi competitivi rispetto alla concorrenza ma soprattutto con una marginalità sicura per l’azienda.
Da dieci anni sono consulente aziendale e l’analisi e la previsione dei costi e dei ricavi è tra le mie principali aree d’intervento: come migliorare il risultato economico e finanziario di una azienda o di uno studio professionale.
Oggi il controllo di gestione assume sempre più importanza all’interno dello studio odontoiatrico visto lo stato di profondo cambiamento a cui sono sottoposti e la velocità con cui stanno avvenendo molti cambiamenti.
Soltanto un efficiente ed efficace controllo dei costi e dei ricavi permette di prevedere e pianificare gli obiettivi economico/finanziari e gestionali dello studio.
Tuttavia ricordo che il controllo di gestione non è soltanto l’ottimizzazione quantitativa dei risultati, come l’EBITDA aziendale, ma soprattutto la gestione qualitativa delle risorse umane che devono essere regolarmente coinvolte negli obiettivi e processi aziendali.
Il monitoraggio di tutte le attività che generano i costi fuori e dentro lo studio, come gli acquisti, il personale, i professionisti, le utenze ….e perché no anche i pazienti quando sono in ritardo, ci aiuta a prevedere ed ottimizzare i risultati reddituali.
Controllare chi genera i costi non significa necessariamente “appesantire” il lavoro dello studio con il rischio di peggiorare qualità e servizio a tutti noi e ai nostri pazienti.
Importante è che l’intero processo di raccolta ed analisi dei dati è fatta con metodo e pianificazione delle attività: misurazione del tempo, monitoraggio dei costi, performance del personale, analisi degli scostamenti, il tutto con la produzione di un reporting periodico preventivo e consuntivo così da aiutare il medico nei suoi processi decisionali e successo..
Facciamo un esempio pratico.
Come possiamo calcolare il costo orario effettivo delle nostre prestazioni?
Stimare questo costo sembra complesso, tante le componenti coinvolte. Se il percorso viene fatto con metodo, per esempio attraverso la realizzazione di un cruscotto gestionale, tutto diventa più facile e raggiungibile.
Il cruscotto può essere un semplice foglio in Excel dove poter inserire e calcolare i costi diretti ed indiretti, la produttività, i costi dei professionisti e del personale, i costi fissi e variabili.
Detto così sembra una mission impossible! in realtà è un lavoro semplice e veloce se progettato da un professionista che, a fianco del medico, personalizza lo strumento per le esigenze e gli obiettivi del medico stesso.
Per esempio il cruscotto indicherà i costi da imputare correttamente per ogni singola specializzazione dello studio ponderando le diverse competenze coinvolte: tempi medi di lavoro, personale di sala, materiale ed attrezzatura, back/front office ed i professionisti.
Una volta progettato e costruito il cruscotto bisogna imparare a leggerlo, come il cruscotto della nostra automobile, per prevenire errori di percorso.
Infine ricordo ai nostri medici manager che non basta costruire i prezzi partendo dai costi (costing method), ma è fondamentale considerare altri fattori di marketing come lo scenario di mercato, la fidelizzazione del cliente, i concorrenti, le condizioni di pagamento, e perché no gli obiettivi professionali e personali del medico stesso.