Ultimamente capita spesso rispondere ad una vostra domanda su come gestire un incremento di fatturato: devo ristrutturare lo studio, devo ingrandire lo studio attuale o perfino devo trovare una nuova location!
Molto bene, questo vuol dire che il lavoro sta andando nella giusta direzione.
Tuttavia prima di trovarsi in un nuovo “progetto d’impresa” che richiede investimento di tempo e di soldi e con l’incognita dei risultati, consigliamo di fare un passo indietro ed analizzare la produttività effettiva dello studio rispetto a quella potenziale.
Ovvero se il nostro studio è effettivamente a regime e quindi necessita di un piano d’investimento per gestire la crescita, oppure ha semplicemente bisogno di una riorganizzazione ed ottimizzazione del piano di lavoro.
Per fare questo ricorriamo al “controllo di gestione” ed utilizziamo uno strumento che si chiama indice di produttività
La produttività è la “stima” del rapporto tra ore effettive (lavorate) ed ore teoriche (disponibili) dei riuniti nell’orario di apertura dello studio (e non solo), “stima” che si chiama EFFICIENZA PRODUTTIVA.
Lo studio è a regime quando l’indice di efficienza produttiva si trova tra 80%-100%, mentre al di sotto del 80% lo studio si trova in inefficienza produttiva.
Il delta tra i due valori indica la produttività potenziale (ore effettive – ore teoriche), meglio ancora la capacità di crescita (fatturato) dello studio senza investimenti strutturali ma attraverso la riorganizzazione del lavoro e del marketing.
Tuttavia ci piace precisare che entrambi gli scenari, efficienza/inefficienza, possono essere fonti di problemi gestionali e quindi vanno sempre analizzati:
- a) bassa produttività determina una elevata incidenza dei costi fissi (investimenti) e quindi peggioramento dell’EBITDA;
- b) altissima produttività genera disorganizzazione e perdita di servizio ai clienti (per es. tempi lunghi per gli appuntamenti vs riduzione dei tempi delle visite etc…)
Il monitoraggio costante della produttività è uno strumento utile per la corretta gestione dello studio odontoiatrico: grazie ad essa si possono programmare le attività di lungo e medio periodo senza dispersione di risorse umane e finanziarie ottimizzando l’intera gestione medico-scientifica dello studio stesso.