Come calcolare il prezzo di una prestazione odontoiatrica – parte 3 di 4

Esiste una differenza tra la “gestione strategica” e la “gestione tattica” del rischio

La “gestione strategica” prevede la definizione delle decisioni che caratterizzeranno tutto il comportamento dell’attività organizzativa dello studio (obiettivo), mentre la “gestione tattica” serve per impostare singoli aspetti necessari per il raggiungimento dell’obiettivo (mezzi, singole fasi).

Dovendo procedere alla “Gestione del rischio di impresa”, occorre quindi prima di tutto definire cosa è rischioso per lo studio e successivamente determinare la tolleranza al rischio.

Per “tolleranza al rischio” si intende un “rischio fisiologico.

Ad esempio, nella determinazione dei tempi clinici per la realizzazione di una “disinclusione di un VIII”, il tempo impiegato può variare del doppio; così come nella presa di un’impronta, il tempo può raddoppiare se l’impronta non riesce.

In questi due esempi, così come in molti altri presenti nella gestione dello studio, occorre acquisire una “tolleranza al rischio”, come dire che alcuni rischi sono fisiologici e quindi vanno considerati.

Pertanto alcune prestazioni e quindi alcune sedute, potranno produrre rischi organizzativi maggiori, l’importante è definire la loro media (andrebbe in verità calcolata la varianza, ma ai fini didattici in questo articolo possiamo considerare la media).

Tale valore deve essere considerato sia per fissare gli appuntamenti che per calcolare i costi delle stesse prestazioni, Infatti questo rischio (di impresa), come già affermato in precedenza, può essere solo gestito. Ecco allora che una parte dei rischi (di impresa) devono fare necessariamente parte del “costo produttivo”, in pratica vengono affrontati dal professionista, che se ne assume il valore, in termini di tempo e di denaro, per svolgere l’attività.

Un altro rischio che alcuni devono inserire nei “rischi tollerabili”, è il tempo dedicato alle visite gratuite e ai controlli gratuiti. Tale tempo va necessariamente ad incidere nel costo orario dello Studio. Ogni ora, o frazione di ora, che non produce reddito rappresenta un costo di gestione che deve essere “recuperato” dalla capacità produttiva degli interventi successivi.

Infatti ogni ora di utilizzo dello studio produce costi fissi determinati dal calcolo del costo orario (Il sole 24 Ore Sanità “Speciale Expodental” 7-13 ottobre 2002 pag. 19 “Studio mio quanto mi costi” autore: Antonio Pelliccia).

La “tolleranza per il rischio” può essere di 3 tipi:

• Tolleranza assoluta: decisione di investire in una perdita massima di tempo, 200 ore l’anno da dedicare ai controlli periodici ed alle prime visite. Oppure investimento nel mancato profitto, erogando una prestazione a prezzi agevolati ed a fronte del servizio si ipotizza di acquisire maggiori pazienti.
• Tolleranza relativa: riferita ad un rischio già esistente che non tutti i pazienti pagano, concedendo agevolazioni economiche per pagamenti anticipati o entro la consegna del lavoro con il temine della terapia.
• Tolleranza relativa ad un’altra tolleranza: prestazione inclusa nella prestazione acquistata dai pazienti che pagano solo la prestazione principale e non quella accessoria. Ad esempio l’igiene di mantenimento gratuita dopo la consegna del lavoro per fidelizzare i pazienti.

(Attenzione a non essere troppo tolleranti però!)

Naturalmente non tutti i rischi possono essere sempre gestiti, anzi direi che non sempre è necessario, data la ridotta dimensione dello Studio odontoiatrico, attivare un controllo dei rischi di gestione del tipo aziendalistico, ma alcuni consigli posso sicuramente darli:

1. Conviene avere una procedura o un piano per affrontare i rischi di impresa (controllo gestionale sia economico che organizzativo della produzione)
2. Non tutti i “Rischi di impresa” devono essere coperti. Alcuni di essi sono così connaturati all’attività odontoiatrica da essere inseparabili da questa e da dover essere gestiti in ambito generale, come ad esempio le modalità di pagamento rateale delle prestazioni svolte dai pazienti.
3. Conviene tutelarsi sui rischi per i quali si ha scarso controllo o competenza. Pochè una parte di rischio va sempre imputata nei costi produttivi, per svolgere la prestazione bisogna considerare sempre un valore (“Rischio di Impresa”) che assicuri il verificarsi di un rischio, calcolandolo anche al minimo. Vale a dire che il minimo rischio di impresa da calcolare deve essere un valore che copra almeno il minimo margine di profitto prodotto dalla prestazione. Quindi il rischio di impresa minimo fa parte del costo, perché è come se ci fosse un’assicurazione che garantisca il margine minimo. Tale rischio di impresa minimo sarà sempre compreso uguale tra zero (se non si verifica) ed il margine di profitto minimo (per garantire l’esistenza).
4. Spesso conviene comunicare chiaramente al paziente che se collaborerà, permetterà alla vostra organizzazione di ridurre i “rischi di impresa” e quindi, non solo verranno svolte meglio alcune attività (programmazione clinica) ma se ciò non avvenisse (salto appuntamenti, mancati pagamenti, comunicazione inesistente, …) il paziente creerà disagi allo Studio ed ad altri pazienti con ripercussioni eventualmente sul piano economico oltre che morale.
5. E’ opportuno conoscere il proprio “costo orario” (Scrissi il primo articolo sul tema su “Il sole 24 Ore Sanità Speciale 7-13 ottobre 2002 19 “Studio mio quanto mi costi”). Ne abbiamo parlato nel primo articolo di questa serie di articoli pubblicati su ANDIAMO.
6. E’ opportuno conoscere il costo della vostra produzione, ad esempio quanto costa a voi realizzare un ponte a tre elementi su due impianti? (Il sole 24 Ore Sanità “Speciale Expodental” e 8-14 ottobre 2003 8 “La prestazione da i numeri” autore: Antonio Pelliccia)
7. Conviene effettuare una pianificazione dei rischi di impresa tecnico- strumentali, attraverso contratti di manutenzione periodici
8. Conviene possedere una pianificazione fiscale ed economico-finanziaria. Un Business Plan per pianificare la gestione dell’attività, abbinato al efficace Controllo di Gestione che ne monitori e corregga i risultati.
9. Conviene attivarsi per la formazione professionale del personale di segreteria (o facente funzioni di assistente-segretaria) attraverso un programma che
   permetta di acquisire competenze strategiche e non solo di svolgere compiti.
10. Conviene dotare lo studio di un controllo della Qualità clinico con i protocolli clinici condivisi, per ridurre i rischi organizzativi nei processi di formazione della vostra prestazione (inclusa la sterilizzazione e la gestione degli acquisti del magazzino).
11. Conviene adottare un protocollo di comunicazione interno efficace ed efficiente per la gestione della motivazione del team e dei pazienti che riduca i rischi di incomprensioni e mantenga alto il valore del servizio offerto.

Qui sotto alcuni ulteriori elementi del Rischio di Impresa da considerare:

1. 1. Costo del denaro
   2. Liquidità
   3. Rischio sul credito concesso
   4. Front Office, Back Office, Informatizzazione.

Ma come se non bastasse, per qualcuno si inserisce, a volte prepotentemente, il concetto di sconto, come una componente strategica del prezzo.

Continua a seguirci per leggere l’articolo dal tema: come evitare che gli sconti mettano a rischio la marginalità di profitto?